文档管理系统采用电子签名的优势

DocuWare文档管理系统始终提供最高级的安全性，保护我们客户的机密文件和数据。

现在，我们与信任服务提供商ValidatedID 集成，电子签名又向前迈出了重要的一步。每当组织需要证明签名是真实的并确保文档未被更改时，都可以使用这些签名。电子签名可用于提案和销售合同、员工福利表单、供应商协议以及其他需要签名验证的审计和合规性文档。电子签名被广泛认为是现代组织的必需品。

根据信息和图像管理协会（AIIM）的研究：

• 对于84%的受访组织来说，授权签名被认为是必不可少的或非常重要的。
• 至少有70%的受访组织认为这是监管合规要求，而63%的受访组织提到了法律问题。49% 需要组织外部人员的签名。
• 近一半的受访组织表示，他们打印的文件中有三分之一（或更多）只是为了添加签名。

使用DocuWare文档管理系统，获取、接收、存档电子签名文档的过程可以成为工作流程的一部分。文档直接从工作流发送到外部签名提供商（例如 ValidatedID），验证个人身份后，签名者会自动收到电子邮件通知文档已准备好进行签名。签名完成后，签名的文档会被发送回 DocuWare，文档及其索引数据会更新，然后继续工作流下一步。

设置电子签名非常简单而且是一次性的——客户只需联系 DocuWare 合作伙伴 （ADP） 或DocuWare 的区域销售总监使用Validated ID注册他们的业务。客户与他们的 ADP 合作，选择最适合他们业务的签名服务类型。收费选项包括固定费用、年度套餐或基于使用情况的费用。

采用电子签名的优势

优势1. 更严格的安全性
电子签名消除了文档被更改、由未经授权的人员签名或没有签名的风险。 使用合格的电子签名，您的文档具有法律约束力并满足当前的安全要求。

优势2. 更轻松合规：
自动化流程，确保遵守州、联邦和国际合规性标准。 立即访问证明合规性所需的文档。

优势3. 更高效的工作流程：

• 消除因要求参与者打印、签名和扫描通过电子邮件发送给他们的文档或等待签名的纸质文档被退回而造成的瓶颈。
• 当文档在指定期限内未签名时，DocuWare可以发送电子邮件提醒，这使工作流程保持运转。

优势4. 移动访问
满足远程员工以及地理位置分散的客户和供应商的需求。

优势5. 通过减少纸张的使用节省成本：
节省邮资、邮寄用品，消除员工归档、输入数据、存档和检索的时间。

优势6. 节省空间
由于使用数字存储，因此无需使用文件柜来存储纸质文档。

ValidatedID 提供的电子签名种类：

组织选择实施的电子签名类型因签名者是否亲自访问您的位置，他们将使用什么类型的设备进行访问，以及所需的安全级别而有所不同。

ValidatedID 的 VIDsigner 提供以下选择：

远程：随时随地使用。 当文档发送到工作流中的 ValidatedID 时，负责的员工会收到一条消息并从智能手机使用 SMS 代码释放签名。 为确保安全，通过电子邮件执行双重验证，并将一次性密码 （OTP） 发送给签名者，使他们能够确认其身份。

生物识别签名： 适用于面对面的情况。生物识别签名是在平板电脑上以电子方式手写的，可以记录签名者施加的速度、角度和压力。生物识别技术基于国际标准化组织（ISO）的要求。

ValidatedID的VIDsigner使用公钥加密生物特征数据并将其嵌入到文档中，公钥的对应物（私钥）存储在公证处。此外，为了保证文档的完整性，使用了时间戳和一次性使用的数字证书。

集中式：数字证书存储在云中。任何平板电脑、智能手机或 PC 都可以使用。通过密钥和数字证书的集中化，证书复杂的生成过程被委托给服务提供商。用户只需通过 ValidatedID 进行身份验证即可签署其待处理文档，用户可以通过他们的PC，笔记本电脑或平板电脑从手机应用程序或网页访问ValidatedID。集中模型提供最高级别的安全性和最多途径访问系统。

Fortune Business Insights指出，“数字市场的增长是由越来越多地使用数字签名来消除欺诈，鼓励技术创新，提高数据完整性、可扩展性和透明度所推动的。”任何执行合同、管理员工福利或与供应商合作以及许多其他情形下的组织都会有这些担忧。